Privacyverklaring

Ecolife hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we je heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij hiermee omgaan. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ecolife houdt zich altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dat betekent dat Ecolife:

  • Je persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor je ze ons verstrekte. De doelen en type persoonsgegevens zijn verderop beschreven in deze privacyverklaring;
  • Je persoonsgegevens enkel verwerkt voor de doelen waarvoor je toestemming gaf, of waarvoor Ecolife een andere rechtsgrond heeft (bijvoorbeeld een wettelijke opdracht of een taak van algemeen belang);
  • Vraagt om je uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben om je gegevens te gebruiken;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat je gegevens veilig bewaard worden;
  • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is om het doel te bereiken waarvoor je ze ons gaf;
  • Op de hoogte is van je rechten over je persoonsgegevens en die zal respecteren. Ecolife zal dat duidelijk maken aan jou en aan verwerkers van gegevens waarmee Ecolife samenwerkt.

Indien je na het doornemen van deze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Ecolife VZW

Valkerijgang 26

3000 Leuven

info@ecolife.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere nieuwslezers, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Ecolife verwerkt je persoonsgegevens voor volgende doelen en rechtsgronden:

  • Zodat je kan deelnemen aan activiteiten van Ecolife (uitvoering van overeenkomst);
  • Zodat Ecolife de opdracht kwaliteitsvol kan uitvoeren (uitvoering van overeenkomst);
  • Zodat je op de hoogte blijft van onze activiteiten – nieuwsbrieven, occasionele e-mails en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Zodat Ecolife subsidies van de overheid kan ontvangen (wettelijke verplichting)

Voor bovenstaande doelen kunnen wij volgende persoonsgegevens van je vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats
  • Financiële bijzonderheden (o.a. btw en rekeningnummer, betalingen)
  • Opleiding en vorming
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (o.a. foto’s, video’s, opnames)

We verzamelen enkel gegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. aanwezigheidslijsten, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).

Ecolife gebruikt de verzamelde gegevens enkel voor de doelen waarvoor we toestemming hebben. Wanneer je persoonsgegevens doorgeeft, zal Ecolife altijd helder en transparant over het doel communiceren.

Via cookies houdt de website van Ecolife ook informatie bij over bezoekers. Dat doen we om betrouwbare statistieken te kunnen opmaken, en om het functioneren en de reactiesnelheid van de website te verbeteren.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kan Ecolife aan derde partijen doorgeven indien dit nodig is om de hierboven beschreven doelen uit te voeren. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van en kunnen gegevens delen met een derde partij:

  • Voor het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Voor het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Voor het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers);
  • Voor het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • Voor het verzekeren van onze bestuursleden, freelancers en vrijwilligers;
  • Met organisaties die lid zijn van onze koepel en andere netwerken;
  • Met partners waarmee we activiteiten organiseren en waarvoor gegevens worden uitgewisseld;
  • Met overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties);

Ecolife geeft nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met die partijen maakt Ecolife de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder geven wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden door tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden met commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Je hebt steeds het recht deze toestemming in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Ecolife bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor we ze kregen, maar wel zo lang volgens de wet is vereist. Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

Beveiliging van de gegevens

Ecolife heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat onder meer om volgende maatregelen:

  • Alle personen die namens Ecolife kennis kunnen nemen van je gegevens, moeten die geheimhouden;
  • Alle systemen die persoonsgegevens bevatten zijn afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord;
  • Ecolife pseudonimiseert en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Encryptie van de harde schijven van onze laptops;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Ecolife test en evalueert regelmatig de beveiligingsmaatregelen;
  • Medewerkers van Ecolife zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Deze medewerkers hebben toegang tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij je gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Je rechten m.b.t. je persoonsgegevens

Je kan altijd vragen om de gegevens die Ecolife over je heeft, in te kijken en eventueel te corrigeren. De toestemming die je hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens kan je intrekken. Je kan ook vragen om de gegevens geheel te wissen. Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel ervan) door ons of door één van onze verwerkers. Met die vragen kan je terecht op info@ecolife.be of via de contactgegevens hogerop in deze verklaring. Ecolife behoudt het recht om te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is en kan vragen om je adequaat te identificeren zodat misbruik wordt voorkomen.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vraagt Ecolife je daarover direct contact met ons op te nemen via info@ecolife.be of via de contactgegevens hogerop in deze verklaring. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging van privacyverklaring

Ecolife kan zijn privacyverklaring steeds wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement slaan we op in ons archief.

Ecolife is elke werkdag open van 09u00 tot 12u45 en van 13u15 tot 17u00.